Con il mese di settembre 1999 pervengono finalmente a maturazione quelle auspicate condizioni di operatività collaborativa tra i tre attori istituzionali della comunicazione, il Comitato anno 2000, il Dipartimento per l’Informazione e l’Editoria della Presidenza del Consiglio dei Ministri, e la struttura Eurodesk del Ministero del Tesoro, per cui si arriverà a dare avvio concreto alle procedure di messa a gara del pacchetto relativo alla campagna di comunicazione sul Millennium Bug.
Già nel mese di luglio la struttura Eurodesk, secondo quanto disposto dall’art.19 della L.17/5/1999 n.144 ("Il Comitato anno 2000 si avvale delle strutture di comunicazione predisposte dal Comitato di indirizzo e coordinamento per l’attuazione dell’Euro del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione economica"), aveva predisposto e consegnato al Comitato anno 2000 e al DIE della Presidenza del Consiglio un documento di base contenente le indicazioni essenziali e la possibile strutturazione di una efficace campagna di comunicazione ai cittadini.
Nel successivo agosto, a cura del Direttore tecnico del Comitato anno 2000, era poi stato inviato al Direttore del DIE un "Brief sul problema informatico dell’anno 2000", contenente utili indicazioni sull’indispensabile raccordo della campagna di comunicazione istituzionale con le raccomandazioni dell’Unione Europea e sulla necessità della più stretta sintonia con i risultati (mappa del rischio) emergenti dall’attività di monitoraggio dei CEP 2000 e con le indicazioni provenienti dal Piano nazionale di continuità ed emergenza.
Il pacchetto comunicativo messo a gara, per un importo complessivo non superiore a L. 390 milioni di lire (Euro 201.418), comprendeva :
 | la realizzazione di un videocomunicato e di un annuncio radiofonico; |
| la realizzazione di un opuscolo informativo di circa otto pagine, la stampa del quale veniva affidata alla cura del Poligrafico dello Stato; |
| un annuncio stampa; |
| la costituzione di un piccolo Ufficio Stampa, per un periodo di tre mesi. |
Venivano anche fornite indicazioni precise sul tono della campagna informativa, che "pur garantendo una doverosa ed esatta informazione, non dovrà essere allarmistico e dovrà essere capace di generare fiducia nei confronti dei soggetti istituzionalmente preposti a gestire il problema", e sui possibili target, individuati in particolare nei singoli cittadini, nelle imprese medie e piccole "che, a differenza delle grandi, potrebbero non aver valutato con sufficiente attenzione il problema", e nelle aziende sanitarie locali e altre piccole aziende erogatrici di servizi pubblici.
Il termine per la presentazione dei progetti veniva fissato per il giorno 8 ottobre.
La scelta dell'Agenzia aggiudicataria della gara, tra le quattro che hanno partecipato, è stata effettuata previa valutazione dei progetti avvenuta il 21 ottobre da parte di una apposita Commissione tecnica, ai cui lavori hanno partecipato, per il Comitato anno 2000, il prof. Romano Oneda e l’ing. Antonello Busetto, e la dr. Cinzia Zucal (Eurodesk).
Il mese di novembre è stato utilizzato per la realizzazione, da parte dell’Agenzia Ambrosio-Maoloni-Pazzagli risultata vincitrice della gara, in strettissima collaborazione con l’Ufficio esecutivo del Comitato anno 2000, dello spot televisivo, radiofonico e dell’opuscolo informativo; in particolare si è rivelata molto laboriosa la stesura collegiale dei testi, per la difficoltà di armonizzare le varie vedute e proposte, così come per la necessità di proporre informazioni "utili e non banali al cittadino in uno stile familiare ed immediatamente accessibile", senza ricorrere al linguaggio tecnico specialistico. Per la stesura dell’opuscolo la scelta finale è stata quella di proporre una serie di risposte semplici e rassicuranti alle domande che risultavano più frequentemente poste dai cittadini, sia direttamente via e-mail al Comitato, sia attraverso le inchieste effettuate e riportate dagli organi di stampa nazionali.
Una scelta qualificante del Comitato è stata quella di mettere immediatamente a disposizione il master dell’opuscolo sul proprio sito Internet, già qualche giorno prima dell’effettivo rilascio e disponibilità degli stampati da parte del Poligrafico dello Stato, in modo che chiunque fosse interessato alla sua riproduzione e distribuzione ai cittadini lo potesse fare rapidamente e senza intralci. La tiratura dell’opuscolo da parte del Poligrafico dello Stato, compatibilmente con le scarse risorse disponibili, è stata di circa un milione di copie, ripartite e fatte pervenire a tutti i CEP 2000; una quota è stata anche distribuita alle varie infrastrutture e società di servizi che fanno parte del tavolo del Comune di Roma per il Millennium Bug e il Giubileo.
Lo spot televisivo, della durata di 45 secondi, si articola sulla contrapposizione tra il simbolo del Millennium Bug, un loghetto caratterizzante l’intera campagna comunicativa, ed un attore non testimonial (per agevolare l’autoidentificazione da parte del cittadino comune). L’ ambiente è costituito da una stanza nuda, salvo la presenza di un computer, dal cui schermo balza fuori improvvisamente il Bug, che inizia a svolazzare qua e là, sporcando con chiazze colorate le pareti bianche. L’attore spiega : "Ecco che salta fuori il Millennium Bug, un invitato indesiderato alla nostra festa di Capodanno del 2000. Millennium Bug: l’errore di quei computer che nel passaggio al 2000 non riconoscono il cambio di data, provocando equivoci e, forse, disagi. Inconvenienti che possono accadere nella nostra vita, nei sistemi e nei servizi che utilizziamo ogni giorno… Tranquilli, in fondo è solo un baco!"
L’attore mostra intanto come oggetti di quotidiano utilizzo, quali tessere magnetiche e telefoni cellulari, resistano tranquillamente agli attacchi del Bug, e mostra come sia facile cancellare le macchie lasciate dallo stesso, mentre una voce istituzionale fuori campo recita "Amministrazioni e imprese hanno lavorato per ridurre al minimo gli inconvenienti e garantire la continuità di tutti i servizi ai cittadini. Per maggiori informazioni rivolgetevi a questi indirizzi : CEP 2000 presso tutte le Prefetture e il sito Internet www.comitatoanno2000.it . Presidenza del Consiglio dei Ministri e Comitato anno 2000."
Lo spot è stato regolarmente trasmesso a partire dal giorno 9 dicembre sulle tre reti RAI in orari di elevato ascolto, in prossimità dei telegiornali, con una frequenza giornaliera di sei, sette passaggi, fino ai primi giorni del 2000. Anche le TV locali prime per ogni regione, secondo i dati Auditel, hanno effettuato una settimana di pianificazione, a partire dal 15 dicembre, con cinque passaggi al giorno nei prime-time.
Contenuto molto simile, escluse evidentemente le caratterizzazioni ambientali dello spot televisivo, ha l’annuncio radiofonico, trasmesso da Radio1, Radio2 e Radio3 una volta al giorno dal 23 dicembre al 3 gennaio 2000. Altre reti ed emittenti di primaria importanza hanno ripreso l’annuncio con una media di sei passaggi al giorno per una settimana.
L’annuncio stampa (un quarto di pagina), che riprende i contenuti più essenziali dell’opuscolo, è stato pubblicato sui quattro più importanti quotidiani nazionali nelle giornate tra il 14 e il 19 dicembre e, nella giornata del 12 dicembre, su 23 quotidiani locali capi area.
Degno di nota anche il fatto che, a supporto esterno della campagna di comunicazione del Comitato, l’Enel ha riprodotto gratuitamente l’annuncio stampa su tutte le bollette emesse nel mese di dicembre.
E' stato poi assicurato il servizio del mini Ufficio Stampa per il periodo previsto; la giornalista assegnata ha, tra l’altro, prestato la propria opera anche come supporto alle attività comunicative della sala stampa del CDR, nel periodo del roll-over.
Il sito Internet, continuando ad essere funzionale come luogo di puntuale informazione e formazione per il cittadino, nell’ultimo quadrimestre dell’anno ha mostrato la sua efficacia anche come strumento di immediata trasmissione di documenti verso la periferia, assicurando rapidissimi aggiornamenti ai CEP 2000 delle varie Linee guida per la verifica dei Piani di continuità ed emergenza, oltre che del Piano nazionale.
Di particolare rilievo anche l’attività informativa esercitata senza interruzione durante il periodo del roll-over, con la pubblicazione in tempo reale dei comunicati emessi dal portavoce del CDN; ulteriore supporto informativo è stato offerto da RAI e Mediaset attraverso la messa a disposizione della pagina 111 di Televideo per le notizie e le comunicazioni del CDN.
Infine, non è certo da sottacere il positivo impatto a livello internazionale ottenuto dall’Italia con l’apertura di un sito Internet parallelo in lingua inglese (inaugurato dal Presidente Bettinelli a Milano il 12 novembre), curato a titolo assolutamente gratuito e volontario da Ercole Guidi, un italiano residente in Canada, per assicurarne l’aggiornamento ed il sincronismo delle informazioni con il sito italiano.