Sul tema della comunicazione i compiti affidati al Comitato dal Decreto istitutivo (DPCM 14 dicembre 1998) appaiono decisamente impegnativi, sia per l’ampiezza dello spettro di attività richieste, sia per la delicatezza e la criticità delle interazioni comunicative che vengono sollecitate, sia infine per la precisa e specifica richiesta operativa posta a carico del Comitato ("attuazione", termine usato solo in questo caso nell’ambito del Decreto), che assume particolare risalto e valore in quanto inserisce implicazioni pratiche un contesto di compiti in gran parte connotati teoreticamente, come "studio", "definizione", "rilevazione" etc.

Statuisce infatti l’art.2 c.1 "Al Comitato sono affidati i seguenti compiti: ..." e, di seguito, sub h), "definizione ed attuazione di una strategia di comunicazione volta a sensibilizzare gli operatori pubblici e privati sul potenziale impatto derivante dal cambio di data dell’anno 2000 e ad informare l’opinione pubblica sullo stato di adeguamento, al fine di assicurare un ordinato passaggio al nuovo millennio;"

Il successivo punto i) si occupa pure di altri aspetti essenziali dell’attività comunicativa : "definizione e coordinamento delle attività di formazione degli operatori economici, con particolare riferimento alle piccole e medie imprese (PMI), anche attraverso le relative organizzazioni professionali e di categoria, nonché di sensibilizzazione dei consumatori-utenti, attraverso apposite campagne di informazione;"

Viene dunque richiesta al Comitato un’attività di programmazione di interventi informativi logicamente sequenziali e pienamente raccordati ("strategia") , in modo tale che ogni successivo intervento rafforzi e consolidi il messaggio precedente nella piena sintonia dei canali comunicativi.

Si richiede, inoltre, il conseguimento della "sensibilizzazione" dei consumatori-utenti, obiettivo che evidentemente trascende la semplice ed asettica informazione tecnico-scientifica sul fenomeno Millennium Bug per andare ad incidere nella sfera comportamentale dei destinatari del messaggio. La trascende e tuttavia la presuppone, in quanto solo la consapevolezza preliminarmente acquisita dei rischi potenziali del Bug rende naturale e logicamente conseguente da parte dei cittadini una richiesta di consigli, un suggerimento di comportamenti adeguati, cui il Comitato è tenuto a far fronte con risposte credibili ed autorevoli.

Credibilità ed autorevolezza che può venire attribuita alle Istituzioni soltanto nel momento in cui dimostrano di avere costantemente sotto controllo l’andamento del processo di adeguamento e di essere in grado di riferirne puntualmente ai cittadini, proprio perché la scarsa o nulla informazione ufficiale può contribuire decisivamente alla crescita e diffusione incontrollata di notizie false, di timori irrealistici, di affermazioni connotate emotivamente e potenziali generatrici di panico, che non possono certo garantire il conseguimento dell’obiettivo di "un ordinato passaggio al nuovo millennio".

Su questa linea si muove anche la Commissione Europea, che, nella versione finale del 2 dicembre 1998 della Comunicazione "Come l’Unione europea affronta il problema informatico dell’anno 2000", afferma "Nel prossimo anno si porrà maggiormente l’accento sulla divulgazione delle informazioni. Spesso è meglio sapere che un problema esiste e che si sta tentando di affrontarlo piuttosto che trovarsi in una situazione di incertezza dovuta alla totale mancanza di informazioni. Assistere al fatto che qualcuno sta facendo qualcosa sarà altrettanto importante che realizzare effettivamente qualcosa, mentre verranno messe in questione dichiarazioni vaghe, non sostenute da prove, sull’esistenza di progetti e sulla loro disponibilità entro i tempi necessari". Di qui l’aforisma di sintesi , "la carenza di informazioni crea incertezza".

Da parte del Comitato, anche se difficoltà di vario genere hanno ostacolato e ritardato il tempestivo avvio di una sostanziosa campagna di comunicazione, che tuttavia alla data attuale sembra promettentemente incanalata verso un esordio ben calibrato, la tematica comunicativa e la crucialità della stessa nella missione del Comitato sono state ben presenti fin dalle prime mosse, e di ciò si rinviene utile testimonianza nei processi verbali delle riunioni, che vale la pena di ripercorrere.

Già nella prima riunione (21 gennaio 1999), dai vari interventi agli atti risultano emergere immediatamente con pressante rilievo le tematiche portanti della campagna di informazione: l’urgenza della creazione di un sito Internet; l’utilizzo degli spazi "pubblicità-progresso" a disposizione della Presidenza del Consiglio; l’universalità dell’informazione di tipo generale ma anche la necessità di comunicazioni mirate per tipologie di destinatari; la delicatezza estrema della comunicazione ai cittadini, per prevenire comportamenti incontrollati ed evitare di suscitare reazioni di panico.

Nella seconda seduta (4 febbraio 1999), a fronte dell’impossibilità attuale del Comitato ad assumere impegni finanziari per mancanza di fondi, viene salutato con favore l’intervento di Eurodesk, che, oltre ad illustrare le iniziative assunte a livello europeo dai singoli stati per avviare adeguate campagne integrate di informazione e di sensibilizzazione, quali: sondaggi periodici, spot televisivi, comunicati e pagine sulla stampa, depliant monotematici, allestimento di siti Internet, riferisce che da parte del Ministero del Tesoro, che ha maturato una notevole esperienza di comunicazione pubblica per l’Euro e che dispone di adeguate strutture e risorse, viene offerta collaborazione tecnica e strumentale al Comitato per le iniziative ritenute opportune, per cui occorrerà elaborare al più presto i contenuti specifici della campagna "anno2000".

Il mese di marzo vede il varo di due iniziative parallele che rappresentano i primi segnali lanciati dal Comitato in direzione dei cittadini e del mondo delle imprese (circa 5,5 milioni): la prima riguarda un messaggio di "primo approccio" e di tipo "impressionistico", destinato alla generalità dei cittadini, da diffondere entro brevissimo termine attraverso la RAI-TV utilizzando gli spazi a disposizione della Presidenza del Consiglio ; la seconda , di tipo mirato e realizzata grazie alla collaborazione di INFOCAMERE, consiste nell'invio alle imprese, insieme con il periodico bollettino esattoriale, di una lettera che esponga succintamente i problemi dell'adeguamento e che, nel contempo, solleciti le imprese a provvedervi.

Infatti, con il 31 marzo, viene dato l’avvio alla campagna informativa sul Millennium Bug di "primo approccio", attraverso gli spot radiofonici concordati con il Dipartimento per l’informazione e l’editoria (DIE), diffusi dai tre programmi nazionali RAI utilizzando gli spazi riservati alla Presidenza del Consiglio in fasce orarie assolutamente adeguate. Si aggiunga che il DIE, dopo aver valutato l’esito della campagna via radio, si è riservato di curare analoga diffusione attraverso le reti televisive.

Da parte del Comitato viene successivamente esaminata la proposta di "pacchetto comunicazionale integrato" pervenuta da Mediamente-Rai Educational, che si offre di integrare l’attività comunicativa del Comitato con un progetto che copre l’intero spettro multimediale, ivi compresa la collaborazione per l’allestimento del sito Internet. Il Comitato all’unanimità approva la determinazione di seguito riportata:

• presenza continuativa nei programmi televisivi di larga audience di un testimonial professionale che illustri i problemi del Millennium Bug;
• comunicazione diversificata e mirata rivolta alle categorie e alle situazioni più esposte al rischio anno 2000 anche attraverso la produzione di videocassette o altri supporti informatici da mettere a disposizione delle categorie medesime;
• opportunità di messaggi-spot anche fuori degli spazi istituzionali riservati alla Presidenza del Consiglio destinati alle principali reti radiotelevisive anche private.

La data dell’11 maggio è particolarmente rilevante per il Comitato in quanto segna l’approvazione definitiva da parte del Senato del collegato alla Finanziaria che diverrà la Legge 17 maggio 1999, n.144; all’art.19 ("Adeguamento dei sistemi informatici all’anno 2000" ) il comma 1, tra l’altro, prevede che " Il Comitato anno 2000 si avvale delle strutture di comunicazione predisposte dal Comitato di indirizzo e coordinamento per l'attuazione dell'Euro del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica." . Questa disposizione, che dovrebbe stabilire in via definitiva le competenze e le responsabilità del progetto di comunicazione, non può prescindere evidentemente da quanto disposto dal successivo comma 5, che assegna al Comitato la dotazione finanziaria per poter conseguire le finalità istituzionali : " È autorizzata la spesa di lire 5 miliardi per l'anno 1999 per il finanziamento degli oneri relativi alle attività di rilevazione di dati, informazione e comunicazione per l'adeguamento all'anno 2000 dei sistemi informatici, nonché per il funzionamento del Comitato di studio ed indirizzo per l'adeguamento dei sistemi informatici e computerizzati all'anno 2000".

Sembra, quindi, che finalmente siano state chiarite le competenze in ordine all'attività di comunicazione, che viene affidata per gli aspetti tecnici e organizzativi "alle strutture predisposte dal Comitato di indirizzo e coordinamento per l'attuazione dell'Euro del Ministero del Tesoro". Dovranno pertanto essere gli esperti di EURODESK a recuperare i contatti con il gruppo di MediaMente la cui collaborazione, peraltro, era stata dai medesimi valutata positivamente.

La prima giornata della Conferenza nazionale sull’adeguamento informatico, appuntamento istituzionale del Comitato di grande rilevanza (17 giugno 1999) è apparsa di notevole rilievo anche sotto l’aspetto comunicazionale, in quanto è stata trasmessa in diretta televisiva, a cura dello staff di Rai Educational–Mediamente, su Raisat 3.

Inoltre, grazie ad un accordo con il Ministero della Pubblica Istruzione, le circa tremila scuola attualmente dotate di antenna parabolica e decodificatore hanno aperto le loro aule per consentire ai rappresentanti di enti locali, istituzioni e cittadini interessati di seguire in diretta sui televisori lo svolgimento dei lavori della Conferenza.

Nella giornata seguente (18 giugno 1999) si è inoltre tenuta una Tavola rotonda sulla comunicazione ai cittadini, risultata ricca di spunti e di suggerimenti da parte di tecnici ed esperti massmediali.

Successivamente, sulla base delle novità normative, il Comitato ha potuto deliberare l’avvio di un sostanzioso progetto di comunicazione, illustrato da Eurodesk: "un pacchetto comprensivo di spot televisivi in tre sezioni con pillole radiofoniche, depliant informativo di 8 pagine, campagna stampa sui maggiori giornali nazionali, spazi in televisione in programmi di grande ascolto, presenza del testimonial (Carlo Massarini) per le interviste nelle trasmissioni (per un totale di 1,5 o 2 miliardi di lire). Inevitabilmente tale progetto deve essere rinviato al prossimo settembre. Sotto il profilo formale, la responsabilità di gestione del pacchetto spetterebbe ad EURODESK, in quanto "consulente tecnico" ( ai sensi dell’art.19 della l. n.144/1999). La dr ZUCAL propone di far avviare dai competenti Uffici della Presidenza, con procedura d'urgenza entro agosto, una gara europea e la conseguente formazione di una commissione di valutazione che scelga la più idonea agenzia pubblicitaria in grado di assicurare l’inizio dell’attività sopra esposta entro settembre."

Il Comitato ha di conseguenza incaricato EURODESK della preparazione di un dossier di documentazione sul piano presentato, da trasmettere al Dipartimento per l’Informazione e l’Editoria (DIE) della Presidenza del Consiglio dei Ministri, in modo che questo possa esprimere le proprie valutazioni in merito alla fattibilità del piano medesimo, con l’intesa che, ove le indicazioni del DIE fossero di segno contrario, lo stesso dovrebbe prospettare al Comitato valide soluzioni alternative.

Il sito web del Comitato, all’indirizzo http://www.comitatoanno2000.it , è attualmente ospitato su un server del Dipartimento per l’Informatica della Presidenza del Consiglio dei Ministri. E’ anche allo studio il progetto di effettuarne il mirroring (copia conforme) su altri server di Ministeri ( già acquisita la disponibilità del Ministero del Tesoro), per agevolarne e garantirne la consultazione anche in caso di problemi o interruzioni localizzate

La sua nascita è stata alquanto travagliata, come risulta dai verbali delle sedute del Comitato, in quanto il Coordinatore responsabile del sito aveva inizialmente progettato una struttura informativa che potesse degnamente competere con i siti degli altri Stati europei, mentre un atteggiamento meno fiducioso nel rapido arrivo di rinforzi avrebbe spinto ad iniziare subito, con un progetto di minima, evitando così le facili ironie della stampa su di un sito provvisto della sola pagina iniziale.

E tuttavia quello dei contenuti, a pochi mesi dall’inaugurazione del sito, non è più assolutamente un problema, anzi con tutta probabilità ci si avvia a dover gestire la situazione opposta, vale a dire una ricchezza di materiale che minaccia di debordare, e la necessità di fornire chiare indicazioni per discernere l’essenziale e l’importante dall’accessorio.

I principi strutturali che hanno presieduto all’ideazione del sito provengono in buona parte, oltre che dall’attenta osservazione e disamina dei siti paralleli esistenti in grande numero sul web, dall’esperienza maturata dal Coordinatore nel Gruppo di lavoro AIPA, come rappresentante del Dipartimento della Funzione Pubblica, incaricato di definire e formalizzare i principi e i requisiti irrinunciabili che dovrebbero caratterizzare la presenza sul web dei siti "di servizio" delle pubbliche amministrazioni.

A tale proposito, utilizzando la metafora dello sportello, si è considerata esigenza assoluta quella di ridurre il più possibile il tempo di attesa (accesso al sito) ed il tempo necessario per raggiungere l’informazione desiderata (accesso alla pagina-documento), quindi sia il tempo di coda sia il tempo dell’effettiva interazione allo sportello. Ciò ha comportato il privilegiare una struttura semplice e lineare, l'esclusione di ogni elemento grafico non strettamente necessario ( sono proprio gli elementi grafici che spesso nel sito appesantiscono il caricamento e rallentano vistosamente l’accesso); l’evitare il ricorso a soluzioni di programmazione HTML avanzata o complessa, che non avrebbe consentito una piena fruizione del servizio agli utenti non sufficientemente dotati di hardware adeguato.

Anche il ricorso ai riferimenti ipertestuali ("link"), caratteristica precipua del web, è stato utilizzato puntualmente ovunque opportuno, in modo da razionalizzare i percorsi logici di fornitura dell’informazione e da consentire sensibili risparmi di tempo e di fatiche di ricerca.

Di ogni documento scaricabile dal sito viene fornita una precisa indicazione delle dimensioni, permettendo così all’utente una valutazione preliminare sui tempi e sull’opportunità di procedere al download, senza sorprese a posteriori; per file di dimensioni rilevanti è stata inoltre sempre fornita la possibilità di scaricare la versione compressa, evidentemente meno onerosa nei tempi di collegamento.

Attualmente la macrostruttura del sito risulta articolata in sette percorsi principali:

• Le novità, che forniscono indicazioni rapide sugli avvenimenti di un qualche rilievo per la tematica del Bug e per la vita del Comitato: uscita di leggi, decreti, circolari; notizie di congressi e di avvenimenti rilevanti.
• La Conferenza Nazionale, il settore più ricco di materiale in quanto, oltre al programma dettagliato della manifestazione, raccoglie quasi tutti i contributi dei relatori intervenuti. E’ comunque prevista anche la pubblicazione su CD ROM degli Atti della Conferenza.
• Domande e Risposte, il settore che si occupa di fornire le prime indicazioni alle richieste di conoscenza o di approfondimento del problema Millennium Bug: rende disponibili le FAQ (Frequently Asked Questions), documentazione varia sotto forma di slides, di indicazioni librarie, di schede riassuntive e di risultati di indagini.
• I settori, la parte del sito che articola immediatamente il percorso nelle cinque direzioni corrispondenti alla ripartizione delle competenze dell’Ufficio esecutivo: Pubblica Amministrazione, Energia e Sistema produttivo, Trasporti e Telecomunicazioni, Credito e Finanza, Sicurezza del Cittadino. Le cinque partizioni vengono alimentate con contributi provenienti direttamente dai Coordinatori di settore, dai Gruppi di lavoro del Comitato e da tutto il materiale ritenuto valido, interessante ed utile a giudizio della redazione.
• Collegamenti, la parte del sito che si occupa di fornire i link ai siti web di maggiore rilevanza per il cittadino italiano, offrendone una descrizione ragionata in ordine al contenuto e alle possibilità di utilizzo ai fini conoscitivi e documentari. Si è scelto di non offrire un elenco sterminato delle possibilità di navigazione, per non disperdere l’attenzione e l’interesse ( e il tempo...) dell’utente in mille rivoli, ma volentieri si è sacrificata l’ambizione ad una certa completezza di riferimenti preferendo fornire poche indicazioni solide e sicure, sulla base delle quali l’interessato potesse eventualmente proseguire ed allargare il campo di indagine.
• Il Comitato, settore contenente l’esposizione delle vicende connesse con la nascita e la vita del Comitato, la sua composizione ed organizzazione di lavoro, il decreto istitutivo con le successive modifiche ed integrazioni.
• Diario di bordo, un resoconto pressoché quotidiano degli interventi, aggiunte ed eliminazioni di documenti avvenute sul sito, un servizio utilissimo al navigatore in quanto consente una immediata valutazione delle variazioni intervenute rispetto all’ultima visita ed evita perdite di tempo nello sfogliare le varie pagine del sito alla ricerca delle novità e degli aggiornamenti.

Nonostante i pochi mesi di vita e le difficoltà che hanno caratterizzato la sua nascita, il sito attualmente è in continua crescita, è ben conosciuto e seguito in ambiente nazionale e mondiale, è "linkato" da molti siti istituzionali e non, ivi compresi quelli dei principali e più accreditati organi di comunicazione.

Ulteriore motivo di soddisfazione può costituire il risultato della valutazione effettuata ai primi di agosto dall’International Y2K Cooperation Center (IY2KCC), organismo internazionale fondato dalla World Bank con il supporto dell’ONU, sui principali siti istituzionali nazionali Y2K, reperibile all’indirizzo http://www.iy2kcc.org/IY2KCCNews.htm; l’indagine, che riguarda la disponibilità e l’accessibilità internazionale dell’informazione sul sito (presenza della lingua inglese) colloca il nostro sito nella seconda fascia (disponibile una certa quantità di informazione), accanto a siti come quelli della Germania, della Svezia e della Svizzera, attivi da molto più tempo e non certo costruiti da una sola persona. In realtà la nostra convinzione è che il risultato di una seconda eventuale indagine, se effettuata a partire da ottobre, potrà collocarci nella prima fascia, in quanto è in corso la versione in lingua inglese della massima parte della documentazione presente.